Når du opretter et ApS eller et A/S, så skal du udarbejde et stiftelsesdokument. Stiftelsesdokumentet skal opfylde selskabslovens krav og indsendes til Erhvervsstyrelsen. I denne artikel kan du læse mere om, hvad et stiftelsesdokument er, og hvad det skal indeholde.
Stiftelsesdokumentet er et selskabsdokument i henhold til selskabslovens § 5, nr. 30
Hvad er et stiftelsesdokument?
Stifterne af et kapitalselskab (dvs. et ApS eller et A/S) skal underskrive et stiftelsesdokument, der skal indeholde kapitalselskabets vedtægter samt en række minimumsbestemmelser.
Stiftelsesdokumentet er et formelt selskabsdokument i henhold til selskabslovens § 5, nr. 30.
Et selskabsdokument er de dokumenter og bilag, som et kapitalselskab er forpligtet til at udarbejde i henhold til selskabsloven.
Stiftelsesdokumentet er derfor et lovpligtigt dokument, der skal udarbejdes og efterfølgende indesendes til Erhvervsstyrelsen, når du ønsker at oprette et ApS eller A/S. Du er ligeledes forpligtet til at opbevare stiftelsesdokumentet som led i den såkaldte kontrolpakke. Du kan læse mere om kontrolpakken i afsnittet nedenfor.
Der er en række minimumskrav til, hvad et stiftelsesdokument skal indeholde.
Hvad skal et stiftelsesdokument altid indeholde?
Det fremgår af selskabslovens § 26, hvad et stiftelsesdokument som minimum skal indeholde.
Et stiftelsesdokument skal som minimum indeholde følgende punkter:
Navn og adresse for selskabets stiftere. Hvis stifter er et selskab, så skal stiftelsesdokumentet tillige indeholde CVR-nr på stifter.
Tegningskursen for kapitalandelene. Typisk er det kurs 100, hvilket betyder, at der f.eks. indskydes kr. 20.000 for et selskab, der stiftes med en kapital på kr. 20.000. Det kan også være en overkurs, der betyder, at der indskydes flere penge end den såkaldte nominelle kapital. Det kunne f.eks. være kr. 20.000 for et selskab, der stiftes med en kapital på kr. 20.000. I det tilfælde vil tegningskursen være 200.
Fristerne for tegningen og indbetalingen af kapitalandelene. Dette betyder, at det skal anføres i stiftelsesdokumentet, hvornår kapitalen (typisk kr. 20.000) senest skal indbetales. Fristen for tegningen og indbetalingen er typisk samtidig med stiftelsen.
Dato hvor stiftelsen skal have retsvirkning. Stiftelsen af selskabet har retsvirkning fra datoen for stiftelsesdokumentets underskrift eller fra den senere dato, som anføres i stiftelsesdokumentet. Hvis selskabet oprettes ved indskud af kontanter, kan stiftelsen ikke tillægges retsvirkning senere end 12 måneder efter stiftelsesdokumentets underskrift. Hvis selskabet oprettes ved indskud af andre værdier end kontanter (apportindskud), kan stiftelsen ikke tillægges retsvirkning senere end tidspunktet for kapitalselskabets registrering hos Erhvervsstyrelsen.
Dato hvor selskabet skal have regnskabsmæssig virkning. Selskabet har som udgangspunkt regnskabsmæssig retsvirkning fra stiftelsesdatoen. I enkelte tilfælde kan det være anderledes, f.eks hvis selskabet i forbindelse med stiftelsen overtager en bestående virksomhed, da det nye selskab, så kan få regnskabsmæssig virkning med tilbagevirkende kraft fra første dag i indeværende regnskabsår i den virksomhed, der indskydes.
Om selskabet skal afholde omkostningerne ved stiftelsen. I stiftelsesdokumentet skal det anføres, om selskabet selv skal afholde omkostninger til stiftelsen og i bekræftende fald de anslåede omkostninger, som selskabet skal afholde. Selskabet kan selv betale for de omkostninger, der er til oprettelsen af selskabet til f.eks. advokat eller revisor.
Hvad skal et stiftelsesdokument ellers indeholde?
Stiftelsesdokumentet skal desuden indeholde bestemmelser om følgende forhold, hvis de er relevante for det konkrete selskab, der stiftes.
Kapitalklasser. Stiftelsesdokumentet skal indeholde oplysning om kapitalklasser, hvis selskabet oprettes med kapitalklasser. Stiftelsesdokumentet skal derfor også indeholde oplysning om de særlige rettigheder eller fordele, der i så fald tilkommer stiftere, ejere eller andre.
Særlige aftaler. Stiftelsesdokumentet skal indeholde oplysning om eventuel indgåelse af aftaler med stiftere eller andre, hvor der påføres, eller kan påføres, selskabet en væsentlig økonomisk forpligtelse
Apportindskud. Stiftelsesdokumentet skal indeholde oplysning om apportindskuddet, hvis indskudet sker ved andre værdier end kontanter. Apportindskud skal have en økonomisk værdi og kan ikke bestå i pligt til at udføre et arbejde eller levere en tjenesteydelse. Gæld til stiftere, eller kapitalejere, kan ikke indskydes eller overtages, uanset om fordringerne er sikret ved pant. Skal kapitalselskabet overtage andre værdier end kontanter, skal stiftelsesdokumentet vedhæftes en vurderingsberetning vedrørende apportindskudet, der er udarbejdet af en godkendt revisor.
Fravalg af revision. Hvis selskabet har fravalgt revision, så skal stiftelsesdokumentet indeholde oplysning om, at selskabet har fravalgt revision, og selskabets årsregnskab derfor ikke skal revideres. Det er helt almindeligt og det typiske, at selskaber oprettes med fravalg af revision, da de fleste selskaber opfylder betingelserne for fravalg.
Indbetaling af selskabskapital. Stiftelsesdokumentet skal indeholde oplysning om størrelsen af den del af den tegnede selskabskapital, der er indbetalt på tidspunktet for stiftelse. Der skal til enhver tid være indbetalt 25 pct. af selskabskapitalen, dog mindst 40.000 kr.
Stiftelsesdokumentet skal underskrives
Stifterne af selskabet skal underskrive stiftelsesdokumentet. Underskrift kan ske på flere forskellige måder, som accepteres af Erhvervsstyrelsen.
Underskrift kan ske med fysisk underskrift – typisk i hånden og efterfølgende scanning/billede.
Underskrift kan ske med digital signatur. I den forbindelse er det vigtigt at bemærke, at datoen for underskriften skal være den samme som stiftelsesdatoen. Du kan derfor med fordel anføre i stiftelsesdokumentet, at stiftelsen sker “dags dato” og lade stiftelsesdatoen være underskriftsdatoen.
Underskrift kan tillige ske ved selvregistrering over virk.dk. Dog er det sjældent nemt at selvregistrere, da det kræver en godkendelse af selskabskapitalen. Dette skal ske fra en advokat, bank eller revisor.
Underskrift kan også ske i henhold til fuldmagt, men det er sjældent relevant. I så fald skal dokumentation for fuldmagt indleveres til Erhvervsstyrelsen i forbindelse med registreringen.
Kontrolpakken
Erhvervsstyrelsens ”Kontrolpakke” gælder bl.a. for alle anpartsselskaber og aktieselskaber. Formålet med kontrolpakken er at forhindre svindel og hvidvask i danske virksomheder.
Kontrolpakken medfører, at der er krav til opbevaring af en række dokumenter, og at Erhvervsstyrelsen har ret vidtgående beføjelser til at kontrollere, om selskabet opfylder opbevaringspligten.
Eksempler på selskabsdokumenter, der skal opbevares i henhold til kontrolpakken, er selskabets stiftelsesdokument og vedtægter, generalforsamlingsreferater, selskabets ejerbog og selskabets årsregnskaber.
Du kan opfylde kontrolpakken ved at opbevare dokumenter fysisk, elektronisk eller hos tredjemand som f.eks. en advokat, revisor eller onlinetjeneste.