Som virksomhedsejer er bogføring en vigtig del af din daglige drift af virksomheden, og du har som direktør det lovpligtige ansvar for, at bogføringen foregår korrekt. Bogføring er ikke kun for at overholde lovgivningen, men også for at du som virksomhedsejer har styr på økonomien og hele tiden har et opdateret overblik over økonomi, budget og likviditet.
De seneste krav til digital bogføring har gjort det ekstra vigtigt at være opdateret på reglerne. I denne artikel gennemgår vi, hvad du skal vide om bogføring, herunder lovgivning og praktiske tips til at sikre, at din virksomhed følger reglerne.
Hvad er bogføring?
Bogføring er en systematisk registrering og dokumentering af alle økonomiske transaktioner i din virksomhed, såsom salg, indkøb, lønninger og andre udgifter. Korrekt og god bogføring er vigtig, fordi:
Det giver dig overblik over din virksomheds økonomi.
Det er lovpligtigt at kunne dokumentere din økonomi over for myndighederne, herunder SKAT.
Det sikrer korrekt momsafregning og skattebetaling.
Det danner grundlag for dit årsregnskab.
Reglerne for bogføring fremgår af bogføringsloven og årsregnskabsloven, som fastsætter kravene til, hvordan virksomheder skal registrere økonomi og opbevare bilag.
Hvem er bogføringspligtig?
Ifølge bogføringsloven er alle erhvervsdrivende virksomheder bogføringspligtige. Det gælder uanset virksomhedens størrelse og form, hvad enten du driver en enkeltmandsvirksomhed, et anpartsselskab (ApS) eller en anden selskabsform.
Som virksomhedsejer har du derfor bl.a. pligt til at sikre:
At alle økonomiske transaktioner bogføres korrekt.
At bogføringen er ajourført og tilgængelig.
At oplysningerne opbevares i mindst 5 år fra udgangen af det regnskabsår, de vedrører
Krav og regler om digital bogføring
Med de seneste ændringer i bogføringsloven er kravene til digital bogføring blevet skærpet for mange virksomheder. Formålet er at gøre bogføring mere effektiv og reducere fejl og snyd samt gøre det nemmere for de offentlige myndigheder at få adgang til din virksomheds bogføring.
Digital bogføring indebærer, at du registrerer og opbevarer alle økonomiske bilag og transaktioner digitalt.
Der gælder bl.a. følgende krav til digital bogføring:
Fakturaer og kvitteringer skal være digitale.
Du skal bruge et godkendt digitalt bogføringssystem.
Systemet skal kunne integreres med SKAT’s systemer i fremtiden.
For at overholde kravene er det vigtigste, at du sikrer dig, at dit bogføringssystem er opdateret og opfylder lovgivningens krav.
Registrerede digitale bogføringssystemer
Bogføringsloven har to typer af digitale bogføringssystemer - registrerede digitale bogføringssystemer og ikke-registrerede bogføringssystemer. Hvis du benytter et ikke-registreret digitalt bogføringssystem har du som virksomhed selv ansvaret for, at systemet opfylder bogføringsloven og øvrig lovgivning. Du bør derfor som udgangspunkt altid benytte et registreret digitalt bogføringssystem.
Der findes en række registrerede digitale bogføringssystemer, som du med fordel kan benytte, herunder f.eks. Zenegy. Du kan læse mere om Zenegy her.
Hvilke krav er der til bogføringen?
For at leve op til bogføringsloven er der flere grundlæggende krav til bogføring:
Nøjagtighed: Alle transaktioner skal registreres korrekt og løbende.
Dokumentation: Hver postering i bogføringen skal kunne dokumenteres med bilag (f.eks. fakturaer og kvitteringer).
Klarhed: Bogføringen skal være overskuelig og let forståelig for revisorer og myndigheder.
Opbevaring: Alle bilag og registreringer skal opbevares sikkert i mindst 5 år
Sikkerhed: Brug sikre digitale systemer til opbevaring, der beskytter data mod tab, tyveri og manipulation.
Lovpligtige indberetninger: Der skal være et ajourført grundlag for lovpligtige indberetninger som f.eks. moms, skatter og afgifter.
Praktiske tips til bogføring
For at sikre korrekt bogføring kan du følge disse gode råd:
Brug et digitalt bogføringssystem: Populære systemer som e-conomic, Dinero eller Zenegy gør det nemt at holde styr på bilag og bogføring.
Bogfør løbende: Sørg for, at alle transaktioner registreres regelmæssigt for at undgå fejl og tidskrævende oprydning.
Scan og gem bilag digitalt: Undgå rod med papirkvitteringer ved at scanne dem ind eller bruge apps, der automatisk gemmer dem i dit bogføringssystem.
Få hjælp eller gør det selv: En bogholder eller revisor kan hjælpe med at sikre, at din bogføring overholder lovgivningen, men det kan også være rigtig godt, at du som virksomhedsejer selv står for en del eller hele bogføringen, da det giver dig et godt indblik i bogføring og virksomhedens økonomi. Med de digitale bogføringssystemer, er det nemmere end nogensinde før at bogføre selv.
Hvad sker der, hvis du ikke overholder bogføringsloven?
Manglende overholdelse af bogføringsreglerne kan få alvorlige konsekvenser i form af bøder eller uhensigtsmæssig skønsmæssig fastsættelse af din virksomheds skattepligtige indkomst foretaget af SKAT.
Bogføring er ikke kun et administrativt krav, men et vigtigt redskab til at styre din virksomheds økonomi. Et godt digitalt bogføringssystem er et anvendeligt værktøj til at give dig et overblik over din virksomhedsøkonomi.
Som virksomhedsejer bør du derfor hurtigt efter opstarten af din virksomhed investere i et digitalt bogføringssystem, så du løbende kan registrere virksomhedens indkomst og udgifter samt opbevare bilag digitalt.
Krav om beskrivelse af bogføringsprocedure
Virksomheder, der er omfattet bogføringsloven som bogføringspligtige, og har en nettoomsætning på 2 på hinanden følgende indkomstår som overstiger kr. 300.000 eller har pligt til at aflægge årsrapport som f.eks. ApS’er, skal udarbejde en beskrivelse af virksomhedens bogføringsprocedurer.
Procedurebeskrivelse skal som minimum indeholde:
virksomhedens procedurer for at sikre, at alle virksomhedens transaktioner løbende registreres
virksomhedens procedurer for at sikre, at virksomhedens regnskabsmateriale efter § 4, nr. 2 og 4-7, opbevares på betryggende vis
hvilke medarbejdere, der er ansvarlige for procedurerne efter nr. 1 og 2.
De fleste digitale bogføringssystemer tilbyder en skabelon til en beskrivelse af bogføringsprocedure, så du nemt kan udarbejde den og opfylde lovens krav.
Administration og bogføring af løn
Når du udbetaler løn til dig selv eller medarbejdere fra din virksomhed, så skal lønnen også bogføres. Da løn består af flere typer af betalinger, og dermed bogføringer, så er det en rigtig god ide, at du anvender et lønsystem, der er specialiseret i at administrere løn, og som samtidig har en integration til dit bogføringssystem.
Med et system som Zenegy kan du nemt håndtere både bogføring, bilag og løn digitalt. Du kan læse mere om Zenegy her.
Løn består nemlig af både udbetaling af nettoløn, betaling af A-skat, men også betaling af ATP og AM bidrag. Disse betalinger kan dog automatiseres, så du kan gøre det nemt via et digitalt lønsystem, der samtidig sender og opretter alle nødvendige poster i dit bogføringssystem.
Husk også, at du skal lave en direktørkontrakt til dig selv samt ansættelseskontrakter til dine ansatte.